İş Telefonunu Cep Telefonuna Yönlendirme ve Bulut Santral

Ofis dışındaki sekreter şirket aramasını nasıl aktarır?

İş yeri telefonunu cep telefonuna yönlendirmek, ofiste kimse yokken müşterinin aramasını yanıtlamanın bir yoludur. Fakat bütün çağrıları tek bir kişinin cebine göndermek, ekip büyüdüğünde sorunu yalnızca yer değiştirir: Çağrıyı kim karşılayacak, doğru çalışana nasıl aktaracak, sekreter meşgulse ne olacak? Bulut santral, şirket numarasını koruyarak ofisteki ve dışarıdaki çalışanları aynı çağrı akışında buluşturabilir.

Kısa cevap: Yalnızca bir kişinin telefonu çalacaksa hat sağlayıcısının cep yönlendirmesi yeterli olabilir. Karşılama anonsu, birden fazla çalışan, kısa dahili numaralar ve sekreterin çağrıyı başka çalışana aktarması gerekiyorsa bulut santral kurulumu değerlendirilmelidir. Mobil dahili uygulaması ile GSM numarasına doğrudan yönlendirme aynı yöntem değildir; internet, operatör ve ücret koşulları ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

İş telefonu cep telefonuna nasıl yönlendirilir?

Önce iş telefonunuzun nasıl sağlandığını öğrenin: klasik sabit hat, IP dış hat veya hâlihazırda bir santrale bağlı numara olabilir. Yönlendirme yöntemi buna göre değişir. Bir hatta operatörün sunduğu koşulsuz, meşgulde veya cevapsız çağrı yönlendirmesi açılabilir; başka bir düzende kural santral ekranından tanımlanır. Her numara için geçerli tek bir tuşlama kodu vermek doğru olmaz. Kullanılacak komut, hedef numara kısıtları ve ücretlendirme için kendi hat sağlayıcınızın bilgisini esas alın.

Basit senaryoda müşterinin işyerini araması üzerine çağrı belirlenen cep numarasına gider. Arama yanıtlanır; ancak çalışanlardan birine üç haneli dahiliyle aktarım, mesai saatine göre farklı ekiplerin çalması veya ortak çağrı raporu bu basit yönlendirmenin kendiliğinden sunduğu özellikler değildir.

Bu yollar birbirinin yerine otomatik olarak geçmez. Örneğin cep numarasına aktarılan bir GSM çağrısını, santral uygulamasındaki gibi dahiliye aktarmak her pakette mümkün değildir. Demoda aramayı bizzat yanıtlayıp aktarmayı deneyin.

Ofis telefonunu cepte kullanmak ile çağrıyı cebe yönlendirmek aynı mı?

“Cepten iş telefonu” iki farklı ihtiyacı anlatabilir. İlki, şirket numarasına gelen aramanın kişisel GSM hattında çalmasıdır. İkincisi, telefondaki mobil uygulamanın bulut santrale bir dahili olarak bağlanmasıdır. İkinci durumda kullanıcı uygun kurulumla santral içindeki diğer dahili numaraları arayabilir ve yanıtladığı görüşmeyi aktarabilir. İşlemin çalışması mobil internet bağlantısına, uygulamanın açık/erişilebilir olmasına ve telefonun bildirim ayarlarına bağlıdır.

Şirket numarasından dışarı arama, mobil uygulamanın gösterdiği arayan numara ve kişisel GSM hattının gizliliği ise seçilen hat ve operatör ayarlarına göre test edilmelidir. “Uygulamayı kurunca bütün aramalar otomatik şirket numarasıyla görünür” diye varsaymayın. Mobil uygulama ve doğrudan GSM yönlendirmesi için ücretlendirme de farklı olabilir.

Gerçek uygulama: Sekreter ofiste olmasa da görüşme doğru çalışana ulaştı

Yakın zamanda çalıştığımız bir işletmede ekibin çoğu home ofis veya sahadaydı. Ofiste sürekli kalabalık bir kadro bulunmuyordu. Müşterilerin aradığı şirket numarasını korumak, aramaları sekreterin karşılamasını sağlamak ve görüşmeyi dışarıdaki doğru çalışana hızla ulaştırmak gerekiyordu. Aşağıdaki örnekte işletmenin adı ve çalışan bilgileri paylaşılmıyor; anlatılan akış kurduğumuz gerçek düzene dayanıyor.

1. Şirket numarası için karşılama kuruldu. Gelen çağrıda otomatik robot, firmaya hoş geldiniz anonsunu okudu. Arayan kişi daha sonra belirlenen karşılama akışına geçti.
2. Ofiste bir IP telefon kullanıldı. İşyerine yalnızca bir IP masa telefonu kuruldu. Sekreter ofisteyken çağrıyı bu telefondan yanıtlayabildi.
3. Ofis dışındaki sekretere mobil dahili tanımlandı. Sekreter ofiste olmadığında, cep telefonundaki dahili uygulaması üzerinden şirket çağrısını yanıtlayabildi. Mobil bağlantı ve cihaz ayarları kullanım için gerekliydi.
4. Dışarıda çalışanlara üç haneli kısa kodlar verildi. Home ofis ve saha çalışanları için santralde kısa dahili/aktarım kodları tanımlandı. Sekreter, yanıtladığı müşteri çağrısını ilgili kodla çalışanın cep telefonuna yönlendirebildi; numarayı her seferinde arayıp müşteriye yeniden söyletmesi gerekmedi.
5. Çağrı hareketleri web ekranından izlendi. İşletme, çağrı raporlarına bulut santral yönetim ekranından erişti. Böylece ofiste kaç telefon olduğu rapora ulaşmayı belirlemedi.

Bu örnekte mobil uygulama sekreterin santral dahili olarak çağrıyı yanıtlamasına yaradı; çalışanların cep telefonuna yapılan aktarım ise onlar için tanımlanan kısa kodlarla yönetildi. Çalışanların hepsine aynı uygulamanın kurulduğu veya bütün aramaların ücretsiz olduğu sonucunu çıkarmamak gerekir. Kısa kodun hangi hedefi aradığı ve dış numaraya yönlendirme bedeli kurulumda netleşir.

Örneği özel kılan şey, telefona bir “ulaşma” yolu açmaktan çok, çağrıyı kim karşılıyor ve hangi çalışana devrediyor sorusunu çözmesiydi. Tek bir ofis telefonu bulunan işletme, sekreter yer değiştirdiğinde karşılama görevini sürdürebildi.

İş yeri santrali nasıl olmalı? Kurulumdan önce beş karar

1. Ana numara: Mevcut iş numarası kullanılacak mı? Taşıma veya yönlendirme mümkün mü? Numaranın uygunluğu operatörle doğrulansın.
2. Karşılama: Robot anonsundan sonra arayan kişi kime ulaşacak? Mesai ve mesai dışı kuralları farklı mı?
3. Dahili planı: Ofis, sekreter ve saha için hangi kısa kodlar tanımlanacak? Kodun arkasındaki kişi değişirse kim güncelleyecek?
4. Aktarım ve yedek: Sekreter cevap vermezse veya çalışan meşgulse çağrı nereye gidecek? Cevapsız aramayı kim inceleyecek?
5. Cihaz ve bağlantı: IP masa telefonu, mobil dahili veya GSM yönlendirmesi kimler için gerekli? Ofis interneti ve mobil bağlantı kesildiğinde hangi kural devreye girecek?

Bulut santral kurulumunda IP dış hat, dahili numaralar, anons ve çağrı kuralları tanımlanır; kullanım için ihtiyaç duyulan telefonlar veya uygulamalar hazırlanır. Fiziksel santral cihazı şart değildir, ancak ofiste IP masa telefonu kullanmak isterseniz o cihaz ve bağlantısı gerekir. Ayrıntılı ürün kapsamı için Buyatek Bulut Santral sayfasını inceleyebilirsiniz. Yerel cihaz ile bulut arasında seçim yapıyorsanız bulut ve analog santral karşılaştırmasını okuyun.

Yönlendirme çalışıyor mu? Üç çağrıyla sınayın

Kurulum tamamlandıktan sonra yalnızca “telefon çaldı” demek yeterli bir test değildir. Gerçek çalışma saatlerine uygun şu senaryoları deneyin:

• Ofiste sekreter varken: Dışarıdan şirket numarasını arayın. Anonsu, IP telefonun çalmasını ve görüşmenin bir çalışanın kısa koduna aktarılmasını test edin.
• Ofiste kimse yokken: Aynı numarayı arayın. Mobil dahili uygulamasındaki sekreterin çağrıyı alıp saha çalışanına aktarmasını deneyin.
• Çağrı yanıtsız kaldığında: Sekreter ve hedef çalışan cevap vermesin. Arayanın ne duyduğunu, çağrının nerede sonlandığını ve web raporunda nasıl göründüğünü kontrol edin.

Bir de mobil internet kesintisi veya uygulamanın bildirimleri kapalı olduğu durumu deneyin. Ofis interneti kesildiğinde bulut santralin nasıl davranacağına ilişkin ayrı internet kesintisi rehberimiz var. Home ofis ekibin genel dahili düzenini araştırıyorsanız home ofis santral rehberini kullanın; bu yazının konusu gelen iş telefonu çağrısının karşılanması ve aktarılmasıdır.

Sık sorulan sorular

İş telefonunu cep telefonuna yönlendirmek için santral şart mı?

Tek bir cepte arama almak için şart olmayabilir; hat sağlayıcınızın yönlendirme hizmeti yeterli olabilir. Birden çok çalışan, karşılama anonsu, kısa dahili ve sekreterden aktarma gerekiyorsa santral ihtiyacı doğar.

Ofis telefonunu cep telefonuna yönlendirince sabit numara değişir mi?

Yönlendirmenin amacı mevcut iş numarasına gelen çağrıyı başka cihazda yanıtlamaktır. Numarayı taşıma ile çağrıyı yönlendirme farklı işlemlerdir. Sizin hattınızda hangi seçeneklerin bulunduğunu sağlayıcıyla kontrol edin.

Ofis dışı sekreter çağrıyı saha çalışanına aktarabilir mi?

Mobil dahili olarak santrale bağlanır ve aktarım kuralları tanımlanırsa, örneğimizde olduğu gibi kısa kodla aktarım yapabilir. Çalışanın kişisel GSM numarasına aktarmanın paket ve operatör koşullarını ayrıca doğrulayın.

Robotlu santral sekreterin yerini tamamen alır mı?

Robot gelen çağrıyı anonsla karşılar ve belirlenen akışa yönlendirir. Özel talepleri dinlemek, yanlış kişiye giden çağrıyı düzeltmek ve müşteriyi doğru çalışana bağlamak için insan karşılama görevi yine gerekebilir.

Telefon santrali nasıl kurulur; her çalışana IP telefon gerekir mi?

Önce numara, karşılama ve dahili planı belirlenir. Çalışanın yerine ve görevine göre IP masa telefonu, mobil dahili uygulaması veya tanımlı cep yönlendirmesi seçilir. Örnekte ofiste bir IP telefon ve sekreter için bir mobil dahili kullanıldı; herkesin masasına cihaz kurulmadı.

İşletmeniz için sonraki adım: Günlük kaç çağrı geldiğini, çağrıyı kimin yanıtlayacağını ve dışarıdaki hangi çalışanlara aktarım gerektiğini yazın. Bu üç bilgiyle bulut santral seçeneklerini kendi iş akışınız üzerinde değerlendirin.