Şirket Kurduktan Sonra Yapılacaklar: İlk 30 Gün Kontrol Listesi

İlk ayın hedefi: her işin sahibi ve kaydı belli olsun

Yeni şirketlerde gecikmeler çoğu zaman tek bir büyük eksikten değil, küçük işlerin belirsiz kalmasından doğar: vergi bilgisi yanlış şablona yazılır, müşteri kişisel e-postaya yanıt verir, faturanın kim tarafından düzenleneceği bilinmez veya teklif onaylandığı halde tahsilat tarihi kaydedilmez. İlk ayın amacı kusursuz bir teknoloji sistemi satın almak değildir. Kimin hangi işi yapacağını ve sonucun nerede izleneceğini belirlemektir.

1. Tescilden sonra resmi durum tablosu oluşturun

Kuruluş başvurusunun yapılmış olması ile bütün işlemlerin tamamlanmış olması aynı şey değildir. Tescil, oda/sicil kaydı, vergi mükellefiyeti, yoklama, faaliyet izinleri ve elektronik bildirim kanalları için tek bir durum tablosu oluşturun. Her satıra bir sorumlu, doğrulama kaynağı ve son durum ekleyin. Böylece “muhasebeci bakıyordu” veya “otomatik açılmış olmalı” gibi varsayımlarla iş yürütmezsiniz.

Ticaret Bakanlığı, ticaret sicili işlemlerinin MERSİS ile yürütüldüğünü ve kurumlar arası bilgi paylaşımını açıklıyor. Ancak bir işlemin sistemler arasında aktarılması, sizin kendi kayıtlarınızı kontrol etme ihtiyacınızı ortadan kaldırmaz. GİB de işe başlama sonrasında mükellefiyet ve elektronik yoklama sürecini anlatıyor.

2. Banka hesabı ve ödeme yöntemlerini iş modeline bağlayın

İşletmenin parasını kişisel işlemlerden ayrı izlemek ilk ayda düzen kazandırır. Bankanın istediği tescil ve temsil belgeleriyle şirket hesabı, internet bankacılığı yetkileri ve gerekiyorsa POS ya da sanal POS seçenekleri değerlendirilir. Her ödeme yöntemini açmak zorunda değilsiniz; müşterinin nasıl ödeme yapacağını ve paranın hangi kayıtla eşleşeceğini netleştirin.

Vadeli satış yapıyorsanız ödeme günü ve hatırlatma sorumlusu teklif aşamasında belli olsun. Müşteriye verilen vade ile tedarikçiye yapılacak ödeme arasındaki farkı görebilmek için basit bir nakit akışı tablosu tutun.

3. İlk satıştan önce belge düzenleme yolunu doğrulayın

“Fatura keseriz” cümlesi tek başına yeterli bir süreç tanımı değildir. Hangi işlemde hangi belge düzenlenecek, bunu kim hazırlayacak, alıcının bilgileri nasıl doğrulanacak ve belge nerede saklanacak? Mali müşavirinizle ilk satış örneği üzerinden adım adım yürüyün. E-Fatura, e-Arşiv Fatura ve başka e-belge türlerine ilişkin gereklilikler faaliyet ve güncel düzenlemelere göre değişebilir; parasal sınırları eski bir blog yazısından almayın. GİB’in e-belge açıklamaları ile güncel uygulamayı kontrol edin.

4. Alan adı, kurumsal e-posta ve web varlığını açın

İlk ayda müşterinin sizi bulabilmesi ve doğru kişiye ulaşabilmesi gerekir. Alan adı seçimini şirket adının yazımı, markanın ayırt edilebilirliği ve uzun vadeli kullanım üzerinden yapın. Alan adı kayıt hesabı, yenileme bildirimleri ve ödeme yöntemi şirketin kontrolünde kalsın. Çalışanın kişisel hesabında bırakılan bir alan adı, ileride site ve e-posta erişimini zorlaştırabilir.

Kurumsal e-postada önce görevleri ayırın

Tek bir info@ adresi başlangıç için yeterli görünebilir; ancak teklif, muhasebe ve destek yazışmalarının kimde toplanacağını da planlayın. Kişiye bağlı adreslerle görev adresleri farklı amaçlara hizmet eder. Gelen kutularının sorumlusu, yedek erişimi, ayrılan çalışanın hesabının kapatılması ve önemli yazışmaların saklanması yazılı olsun. Kurumsal Mail seçerken kullanıcı sayısı kadar erişim ve yönetim ihtiyacına da bakın.

Kurumsal e-posta ile resmi elektronik tebligat aynı hizmet değildir. GİB’in e-Tebligat yükümlülüğünü ayrıca izleyin; müşterilerin size yazdığı şirket e-postasını resmi bildirim kanalı sanmayın.

Web sitesini küçük ama tamamlanmış başlatın

İlk sürümde ne yaptığınız, kime hizmet verdiğiniz, iletişim yolu ve teklif alma adımı açık olsun. Sık sorulan soruları ve referansları doğrulanabildiği ölçüde ekleyin. E-ticaret, ödeme ve kişisel veri toplama gibi özellikler varsa gerekli yasal metinleri ve süreçleri alanında uzman kişilerle değerlendirin. Web sitesi hizmeti seçerken ilk yayın kadar sonradan içerik güncellemenin nasıl yapılacağını da konuşun.

5. Tekliften tahsilata tek bir takip zinciri kurun

İlk müşteriler az olduğunda işler hafızayla yürüyebilir. Tam da bu dönem, büyümeden önce düzen kurmak için uygundur. Her talebe bir sorumlu atayın; teklif tarihi, kapsam, fiyat, onay, teslim, belge ve ödeme durumunu aynı yerde izleyin. Sözlü değişiklikleri teklif veya iş kaydına yansıtın.

Bu kayıtlar birkaç kişi arasında dağılmaya başladığında web ön muhasebe programı cari hesap, teklif, gelir-gider ve stok görünürlüğü sağlayabilir. Programın mali müşavirle veri paylaşımını ve gerekiyorsa e-belge bağlantısını ayrıca değerlendirin. Ön muhasebe ile yasal muhasebenin görevleri karıştırılmamalıdır.

6. Personel varsa bildirim ve erişim planını öne alın

İlk 30 günde çalışan alınmayacaksa personel sistemi kurmak için acele etmeyin. Çalışan alınacaksa işe başlama tarihinden önce SGK yükümlülüklerini ve işyeri tescil durumunu mali müşavirinizle kontrol edin. SGK, işveren yükümlülükleri sayfasında işe giriş bildirimini, istisnaları ve bazı şirket kuruluşlarında otomatik işyeri tescilini açıklıyor. Bu nedenle yalnızca “şirket tescil edildi” varsayımıyla ilk çalışanı başlatmayın; kendi kaydınızı doğrulayın.

7. Verileri, hesapları ve yedekleri işin parçası yapın

İlk müşteri kayıtları oluşur oluşmaz dosyaların nerede tutulduğunu, kimlerin erişebildiğini ve nasıl yedeklendiğini belirleyin. Alan adı, mail, web sitesi, banka ve ön muhasebe hesaplarının sahipliğini tek kişide toplayıp unutmayın; yetki listesini güvenli bir yerde tutun. Mümkün olan hesaplarda iki aşamalı doğrulama kullanın ve yedekten geri yüklemeyi deneyin.

Kişisel veriler işleniyorsa veri güvenliği ayrıca değerlendirilmelidir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu, alınacak teknik ve idari tedbirlerin işletmenin faaliyetlerine ve risklerine uygun olması gerektiğini açıklıyor. Web formu, müşteri listesi ve çalışan dosyaları için erişim, saklama ve paylaşım kararlarını gelişigüzel bırakmayın.

İlk 30 gün: örnek uygulama takvimi

Bu tablo bir yasal takvim değildir. İş yükünü bölmek içindir. Resmi kurum süreleri, tebligatlar, çalışan bildirimi ve sektörel izinler bu plandan önce gelebilir.

30. gün değerlendirmesi: şirket gerçekten çalışıyor mu?

Ayın sonunda yalnızca ciroya bakmayın. Satışın ne kadarının tahsil edildiği, tekliflerin neden sonuçlanmadığı, sık tekrarlanan müşteri soruları ve ekipte bekleyen işler daha açıklayıcı olabilir. İlk rapor kısa olsun ama karar üretsin.

İlk ayda sık yapılan beş hata

İyi bir ilk ay, bütün ürünlerin satın alındığı ay değil; kritik işlerin takip edilebilir hale geldiği aydır. Ana şirket kurma sürecine dönmek isterseniz kuruluş yol haritasını yeniden inceleyin.